4).与展会组织方签订的展位的合同复印件；
　　
　　5).支出外汇的银行水单复印件(加盖申请单位财务章)；
　　
　　6).项目实际发生费用的合法凭证(发票)复印件；
　　
　　7).展会期间工作照片，展商证（胸牌）；
　　
　　8).参展人员往返机票；
　　
　　所有资料一式二份并加盖公章整理装订后报送至当地外经贸主管部门。（注：以上材料为全国一般性材料，具体材料仍应以当地商贸局发布材料清单为准。）
　　
　　4、中小企业补贴的时间跨度为一年，即申报审批通过之后，将于一月左右拨付至企业账户，具体时间以网站通知为准。
　　
　　参加国外展会的十大流程
　　
　　国外参展具体流程如下：
　　
　　一、确定参展计划，制定目标
　　
　　对于许多中小型的企业来说，如何参对展、参好展，争取效果最大化，都是一个非常深奥的命题，企业需要根据自身的因素，选择最适合自己的展会。
　　
　　因为出国参展会涉及到签证申请、补贴申请以及展品出境运输等环节，一般国内签证审批需1~2个月，而展品要提前2个月运输出境，所以我们建议最少提前12个月确定参展目标，制定参展计划等事宜。
　　
　　二、提前报名参展，预定展会（需提前10个月或更早）
　　
　　需要注意展会举行的时间，福贸张鹏因为有些展会大概2-3年举行一次，热门的展会更需要提前一年报名参展。所以企业在确定参展目标后，应尽快与展览公司联系报名，填写参展申请表，支付订金，预订展位。
　　
　　填写参展报名申请表的时候，为保障自身利益，需要注意相关规定条款，展位面积数量，一些额外的展会服务收费等。
　　
　　另外，展位的位置对于企业的参展效果也是起着举足轻重的作用，越早预订越容易取得最有利的展位。
　　
　　三、确认展位，交付余款（提前10个月）
　　
　　当您报名成功后，您会收到展览公司给您的展会分配结果，如果企业对于不满意的展位可要求更换，只有正式确认之后，再交清余款，签订最终参展合同，此时你的参展时间地点才算完全确定下来了。
　　
　　四、展台设计，展品选择（提前6个月）
　　
　　站台设计对于公司来说非常重要，企业可以交于参展公司代办。 当然，您也可以根据自己的创意，自行设计展台或提交设计方案给展览公司。
　　
　　在一项“关于一个企业展览成功因素”的调查中，”展品具有吸引力“这一项比重高达40%。因此选择独特的（让你在同行中脱颖而出、给客户留下深刻印象的）、具有代表性（代表企业最高技术水平的）的展品参展是重中之重。